接待 断り方 例文15選｜メール・電話・当日キャンセルまでコピペ可 — 秘書10年

接待の断りは、文面の一語で印象が決まります。

外資系企業の役員秘書10年で、年間50件以上のお断りを代筆してきた立場から言えば、断りの文面には「感謝→辞退→理由→継続意思」という決まった骨格があり、これを外さなければどんな断りも関係を壊しません。断り方の考え方・判断軸は接待 断り方にまとめましたので、本記事はそのまま使える例文15選に特化します。

断りの文面は「感謝→辞退→理由→継続意思」の4要素で組む。骨格さえ守れば、断りは関係を壊さない。

断りメールの基本骨格

全例文に共通する4要素です。

1. 感謝: 「お声がけいただきありがとうございます」
2. 辞退の明示: 曖昧にせず、参加できないことをはっきり
3. 理由: 差し支えない範囲で(「先約」「業務都合」で足りる)
4. 継続意思: 代替日程の提案 or「またの機会に」

送信は打診から24時間以内。保留する場合も「○日までにお返事します」と一報を入れます。

事前のお断り(例文1-5)

例文1: 先約を理由に断る(標準形)

件名: ○月○日の会食のご案内について

○○様

いつも大変お世話になっております。
この度は会食のお誘いをいただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ですが、あいにく当日は先約がございまして、
参加が叶いません。

せっかくお声がけいただきましたのに申し訳ございません。
またの機会にぜひご一緒させていただければ幸いです。

引き続きよろしくお願い申し上げます。

○○(氏名)

例文2: 繁忙期を理由に断る

○○様

お世話になっております。
会食のお誘い、大変ありがたく拝見いたしました。

誠に恐縮ながら、当方ただいま期末業務の繁忙期にあたり、
夜のお時間の確保が難しい状況でございます。

○月中旬以降であれば落ち着く見込みですので、
その頃に改めてご相談させていただけますと幸いです。

何卒よろしくお願い申し上げます。

例文3: 代替日程を提案して断る

○○様

お世話になっております。
○月○日の会食のお誘い、ありがとうございます。

あいにく当日は他の予定が入っており、
別の日程でお願いできればと存じます。

勝手ながら、下記でしたら調整可能でございます。
・○月○日(火) 19時以降
・○月○日(木) 19時以降
・○月○日(水) 19時以降

ご都合はいかがでしょうか。
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。

例文4: コンプライアンスを理由に断る

○○様

いつもお世話になっております。
この度は会食のお誘いをいただき、ありがとうございます。

大変心苦しいのですが、弊社の社内規程により、
お取引に関わる皆様からのご接待は
お受けできないこととなっております。

○○様のお気持ちは大変ありがたく、
お心遣いに深く御礼申し上げます。

今後とも変わらぬお付き合いのほど、
何卒よろしくお願い申し上げます。

例文5: 高額・過剰な接待をやんわり断る

○○様

お世話になっております。
この度は大変豪華なお席のご案内をいただき、
恐縮しております。

誠にありがたいお申し出ではございますが、
そこまでのお心遣いをいただくのは心苦しく、
もしお許しいただけるなら、もう少し気軽なお店で
ご一緒できれば大変嬉しく存じます。

お気持ちに甘えてばかりで恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いです。

日程変更・保留(例文6-8)

例文6: 回答をいったん保留する

○○様

お世話になっております。
会食のお誘い、ありがとうございます。

当日の予定がまだ確定しておらず、
恐れ入りますが○日(○曜)までにお返事させて
いただいてもよろしいでしょうか。

お待たせして申し訳ございませんが、
何卒よろしくお願いいたします。

例文7: 一度受けた後に日程変更を依頼する

○○様

お世話になっております。
○月○日の会食の件、大変申し訳ないご連絡です。

社の急な業務が入り、当日の参加が難しくなってしまいました。
一度お受けしておきながら、誠に申し訳ございません。

つきましては、下記日程で再調整をお願いできないでしょうか。
・○月○日(火)
・○月○日(木)

勝手を申し上げて恐縮ですが、
ご検討いただけますと幸いです。

例文8: 自分の代わりに同僚を立てる

○○様

お世話になっております。
会食のお誘い、ありがとうございます。

あいにく当日は出張のため参加が叶わないのですが、
もしよろしければ、同じ案件を担当しております
弊社○○(役職)が代わりにご挨拶に伺えればと存じます。

○○様のご都合はいかがでしょうか。
ご検討のほど、よろしくお願いいたします。

当日キャンセル(例文9-10)

当日キャンセルはまず電話。メールは電話の後の記録として送ります。

例文9: 当日キャンセルの電話の言い回し

「○○様、お世話になっております。○○です。
本日の会食の件で、大変申し訳ないご連絡です。

実は(体調不良/急な業務対応)により、
本日どうしても伺えなくなってしまいました。
直前のご連絡となり、本当に申し訳ございません。

お店へのご連絡はこちらでさせていただきます。
改めて日程を調整させていただきたく、
明日以降にご連絡差し上げてもよろしいでしょうか。」

例文10: 電話後のお詫びメール

件名: 本日の会食の件、お詫び申し上げます

○○様

先ほどはお電話にて失礼いたしました。
本日の会食に伺えなくなりましたこと、
重ねて深くお詫び申し上げます。

お店には私からキャンセルのご連絡を済ませております。

つきましては、来週以降で改めてお時間を
頂戴できれば幸いです。
・○月○日(火) 19時以降
・○月○日(木) 19時以降

この度は誠に申し訳ございませんでした。
何卒よろしくお願い申し上げます。

社内・上司からの誘い(例文11-12)

例文11: 上司からの誘いを断る(口頭)

「ありがとうございます。
あいにく今日は外せない予定がありまして…。
せっかくのお誘いなのに申し訳ありません。
ぜひまた誘ってください。」

ポイントは**「行けない事情」を軸にし、最後に次回への意欲を一言添える**こと。詳細は上司の接待を参照。

例文12: 上司からの誘いを断る(チャット・メール)

○○部長

お誘いありがとうございます。
大変申し訳ないのですが、本日は家庭の所用があり、
お先に失礼させていただきます。

ぜひまたの機会にご一緒させてください。
よろしくお願いいたします。

継続的な断り・関係の再設定(例文13-15)

例文13: 2回目の断り(代替案への切替)

○○様

お世話になっております。
重ねてのお誘い、誠にありがとうございます。

あいにく夜のお時間がなかなか取れない時期が
続いておりまして、心苦しい限りです。

もしよろしければ、一度ランチかお茶の時間で
ご一緒させていただけないでしょうか。
昼間でしたら調整がしやすく、ぜひゆっくり
お話を伺えればと存じます。

例文14: 当面の会食を控えている事情を伝える

○○様

いつもお世話になっております。
お誘いいただき、ありがとうございます。

実は当面のあいだ、(家庭の事情/健康上の理由)により
夜の会食を控えさせていただいております。
○○様との情報交換は私にとっても貴重な機会ですので、
お昼の時間やオンラインでの打合せなど、
別の形でご一緒できれば大変ありがたく存じます。

事情をご賢察いただけますと幸いです。

例文15: 断った後のフォロー(数日後)

○○様

先日はせっかくのお誘いにお応えできず、
失礼いたしました。

その後、○○の件はいかがでしょうか。
(業務の話題を一つ)

改めまして、○月中で皆様のご都合のよい日に
お時間を頂戴できれば嬉しく存じます。
こちらこそ、ぜひよろしくお願いいたします。

断りの後に自分から動くのが、関係維持の最大のコツです。断って終わりにせず、数日後にこちらから業務の話題+再打診を送ります。

断り例文のNGフレーズ

• 「行けたら行きます」 — 曖昧回答は相手の手配を宙に浮かせる
• 「ちょっと難しいです」 — 辞退なのか調整依頼なのか不明
• 「気が進まないので」 — 正直すぎる理由は失礼
• 「また誘ってください」だけで理由なし — 社交辞令に見える
• 絵文字・「!」の多用 — 断りの場面では軽薄に映る

秘書として辿り着いた、断り文面の本質

断りの例文は、10年秘書として代筆してきた中で振り返ってみれば**「4要素の骨格+24時間以内+断った後に自分から動く」**に集約されます。

基本骨格:

• 感謝→辞退の明示→理由→継続意思

送信期限:

• 打診から24時間以内(保留も一報)

当日キャンセル:

• まず電話→店への連絡を引き取る→お詫びメール→翌日以降に再打診

繰り返しの断り:

• 2回断ったら、3回目の前に代替案(ランチ・オンライン)へ枠組みを再設定

文面は本記事からそのままコピーして、固有名詞と日程だけ差し替えてお使いください。判断に迷うケース(断るべきかどうか自体)は、接待 断り方の判断軸を先にご覧ください。

相手は1日50通超を受信しています(日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2025」)。断りメールこそ、件名と冒頭で用件を明快に。

---

あわせて読みたい関連記事:

• 接待 断り方 — 断る/断らないの判断軸と5つの型
• 接待 お礼 メール — 参加した場合の事後メール
• 接待 お礼メール 例文集 — お礼側の例文20選
• 上司の接待 — 社内の誘いへの対応
• 公務員 接待 — コンプライアンス上の断り

断りの例文は、骨格を守れば関係を壊さない実務です。この15本を手元に置いて、固有名詞と日程だけ差し替えてお使いください。

FAQ

よくある質問

Q. 接待を断るメールで最低限入れるべき要素は?

A. 4要素です。①お誘いへの感謝(「お声がけいただきありがとうございます」)、②辞退の明示(曖昧にしない)、③差し支えない範囲の理由(先約・業務都合等)、④関係継続の意思(代替日程の提案 or「またの機会に」)。この4つが揃っていれば、どの例文でも失礼になりません。

Q. 断りメールはいつまでに送るべき?

A. 打診を受けてから24時間以内が原則です。回答を保留する場合も「○日までにお返事いたします」と一報を入れます。無言の保留が最も関係を損ねます。当日キャンセルは、メールではなくまず電話です。

Q. 理由は正直に書くべき?

A. 差し支えない範囲で構いません。家庭の事情・健康上の理由などは「先約がございまして」「所用により」で足ります。ただし嘘の理由(存在しない出張等)は後から矛盾が露見するリスクがあるため、抽象化はしても虚偽は避けます。

Q. 当日キャンセルの正しい手順は?

A. ①判明した瞬間に電話(メールのみはNG)、②率直に詫びて理由を簡潔に、③店のキャンセル連絡は自分が申し出る(相手が手配していても)、④当日中にお詫びメール、⑤翌日以降に改めて代替日程の提案。この5手順で関係の毀損を最小化できます。

Q. 上司からの誘いを断る例文で気をつけることは?

A. 取引先向けより簡潔にしつつ、「行きたくない」ではなく「行けない事情」を軸にします。「あいにく本日は外せない予定がございまして。ぜひまた誘ってください」のように、次回への意欲を一言添えるのが角を立てないコツです。

Q. 何度も同じ相手からの誘いを断り続ける場合は?

A. 3回連続で断ると「拒絶」のメッセージになります。2回断った時点で、こちらから代替案(ランチ・短時間のお茶・オンライン)を提案するか、正直に「当面は夜の会食を控えている」事情を伝えます。断りの繰り返しより、枠組みの再設定が誠実です。